Для начала обратите внимание на списочный состав документа. Посмотрите, все ли категории работников вашей организации включены в график предстоящих отпусков. Дело в том, что в этот документ должны быть включены абсолютно все специалисты, работающие в компании по трудовому договору*. В том числе и сотрудники, занятые на условиях совместительства. При этом вы должны помнить, что отпуск на работе по совместительству предоставляется работнику одновременно с отпуском на основной работе. И что если на работе по совместительству продолжительность отпуска меньше, чем по основной работе, вы (по просьбе работника) должны предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности (ст. 286 ТК РФ).

Пример

                  Николай Т. работает в ООО «Кристалл» в должности программиста на условиях внешнего совместительства. Продолжительность его отпуска по совмещаемой работе составляет 28 календарных дней. При составлении графика отпусков на 2007 год кадровик по просьбе работника указал для него следующие сроки предстоящего отдыха: с 26 марта по 25 апреля (31 календарный день, из них 28 оплачиваемых дней и 3 дня за свой счет). Дело в том, что по основной работе Николай имеет удлиненный оплачиваемый отпуск, который в 2007 году приходится на период с 26 марта по 25 апреля.

                  После того как вы убедились, что все категории работников включены в график отпусков, проследите за тем, чтобы в документе были отражены все виды отпусков, на которые имеют право работники вашей организации. Речь идет как об отпусках основных (нормальной и удлиненной продолжительности), так и о дополнительных. Например, о дополнительных отпусках за особые условия труда (допустим, за работу в районах Крайнего Севера), за ненормированный рабочий день, за особый характер работы (например за многосменный режим труда на строительно-монтажных работах).

                  Если у работников имеются неиспользованные «остатки» от отпусков за предыдущие годы, то их также надо обязательно учесть. Ведь график отпусков рассчитан только на один календарный год, поэтому остатки отпуска по предыдущему графику надо обязательно включить в новый график. А на будущее старайтесь сделать так, чтобы у ваших сотрудников не оставалось отпускных «долгов». Убедите генерального директора в том, что каждый сотрудник должен получать ежегодно положенные ему дни отдыха. В противном случае у Гострудинспекции могут быть к руководству организации серьезные претензии.

Словарь кадровика График отпусков – документ, который определяет очередность предоставления отпусков сотрудникам организации. Необходимость его утверждения, а также правила составления прямо предусмотрены частью первой статьи 123 ТК РФ.

                Не забывайте, что по закону отдельные категории работников должны пользоваться определенными льготами и привилегиями. В том числе и правом выбирать период времени для предстоящего отпуска. Так, диктовать работодателю сроки положенного им отдыха вправе подростки, не достигшие возраста 18 лет. Это право дает молодым людям статья 267 Трудового кодекса. Кроме того, учтите, что продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска этой категории работников составляет 31 календарный день. Проверяя правильность составления графика отпусков, не поленитесь, подойдите индивидуально к каждому юному сотруднику. Выясните, действительно ли он хочет пойти в отпуск в период, указанный в графике отпусков. А еще лучше – заручитесь его письменным заявлением. В этом случае представитель инспекции труда не будет задавать вам лишних вопросов. Например таких: почему молодой работник идет в отпуск в самый непопулярный сезон (поздней осенью или ранней весной). Из заявления инспектору будет ясно, что таково желание самого работника.

Кстати, говоря о приоритетных работниках, вам следует помнить и еще об одной категории сотрудников – о мужчинах, в чьих семьях скоро появятся или недавно появились дети. Дело в том, что в соответствии со статьей 123 Трудового кодекса по желанию мужа ежегодный отпуск ему должен быть предоставлен в период нахождения жены в отпуске по беременности и родам. Причем независимо от времени работы сотрудника в данной организации.

Мнение специалиста Тамара ФЕДОРОВА, юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»: – Работу по составлению графика отпусков на очередной календарный год лучше всего начать сразу же по окончании сезона отпусков, то есть где-то в начале октября. Значительно облегчит вашу задачу издание соответствующего приказа. В нем следует установить ответственных за подачу сведений о предполагаемых отпусках по каждому структурному подразделению (как правило, в качестве ответственных за сбор информации называются руководители отделов) и сроки предоставления информации. Если в организации существует профсоюз, то необходимо определить сроки, в которые проект графика будет находиться на рассмотрении этого органа. Не позднее 15 декабря график отпусков должен быть согласован с руководителем организации. Это очень важно: а вдруг руководитель не согласится с предложенным вариантом и отправит документ на доработку? В этом случае у вас будет почти два дня для того, чтобы внести в график необходимые изменения и дополнения.

Пример

Владимир Ф. работает в ООО «Ракета» с 8 ноября 2006 года. При составлении графика отпусков на 2007 год кадровик запланировал для него отдых с 1 февраля по 1 марта. Дело в том, что на этот период приходится декретный отпуск его жены. Для того чтобы подтвердить свое право на получение отпуска в указанный период, Владимир предоставил в кадровую службу компании копию свидетельства о браке и копию больничного листа, выданного его жене в районной женской консультации.

                  В каждой организации есть сотрудники, уход которых в отпуск сопровождается проведением дополнительных процедур. Речь идет прежде всего о материально ответственных лицах. Перед тем как покинуть организацию практически на целый месяц, кассир или работник склада (или другое материально ответственное лицо) должен передать по акту другому сотруднику вверенные ему ценности. А на это, как вы понимаете, потребуется определенное время. Учитывая это обстоятельство, еще раз внимательно просмотрите проект графика и отыщите в нем фамилии материально ответственных лиц.

                 Допустим, если по графику отпуск кладовщика намечен на 4 июня 2007 года, то это означает, что не позднее 21 мая 2007 года должен быть издан приказ о проведении на складе инвентаризации для временной замены материально ответственного лица. Предупредите секретаря генерального директора о том, у работника склада на лето планируется отпуск. Пусть он включит в свой рабочий график подготовку соответствующего приказа. В принципе решить вопрос с приказом об инвентаризации нужно до утверждения графика отпусков, чтобы в будущем у вас не возникло каких-либо осложнений в организации этого мероприятия.

                  И, наконец, последнее, что вам нужно выяснить, проглядывая подготовленный проект графика отпусков. Вы должны убедиться, что у вас соблюдена определенная последовательность ухода сотрудников в отпуск. Последовательность, при которой «исчезновение» на время одного специалиста не скажется негативным образом на работе структурного подразделения или всей организации в целом.

Пример

                В отделе безопасности ЗАО «Перспектива» числятся два охранника. По графику отпусков отпуск одного из них – Ивана Т. запланирован на период с 1 по 28 июня 2007 года. Отпуск его коллеги – Петра С. планируется на период с 1 по 28 июля 2007 года. Такое распределение времени отдыха сотрудников следует признать рациональным. Во-первых, организация ни одного дня не остается без работника службы безопасности и, во-вторых, сотрудники будут иметь один день (29 июня, пятница) для того, чтобы уходящий в отпуск охранник ввел в курс служебных дел охранника, завершившего свой отдых.

                 Для того чтобы быть уверенным, что вы сделали все как надо, посмотрите, соответствует ли очередность ухода в отпуск ваших сотрудников правилам, которые мы предлагаем ниже.

                 Итак, вы с нашей помощью закончили контрольную проверку документа, в котором подробно расписан отдых ваших сотрудников на ближайший календарный год. Если вы убедились, что в его тексте нет юридических и фактических ошибок, смело несите график отпусков на утверждение первому лицу компании.

Правила предоставления отпусков При определении очередности предоставления отпусков нужно соблюдать следующие правила: начальник и заместитель начальника подразделения не должны уходить в отпуск одновременно; в отделе должны постоянно оставаться по крайней мере один-два сотрудника; нежелательно суммировать отпуска так, чтобы работник отсутствовал несколько месяцев подряд, то есть накопившийся за несколько лет отпуск следует распределять равномерно; одновременно не должны планировать свой отпуск специалисты, занимающие одинаковые должности (например, не могут отдыхать сразу все бухгалтеры): нежелательно планировать одновременно свой отпуск специалистам, занимающимся близкой по содержанию работой; работник, совмещающий две должности, не должен уходить в отпуск в то время, ког-да отдыхает работник, на которого потенциально можно возложить его обязанности (как по основной, так и по совмещаемой должности).

* В график отпусков не включаются лица, выполняющие работы по гражданско-правовым договорам.